Wydatki na posiłki ponad „dietę” nie obniżą podatku

Przedsiębiorca podróżujący w celach biznesowych może odliczyć od podatku wydatki, jakie poniósł w trakcie wyjazdu. Wydatki na zwiększone koszty wyżywienia, czyli tzw. diety, zostaną zaliczone do kosztów firmy jedynie jednak w pewnym limicie. Koniecznym  warunkiem jest także prawidłowe zdefiniowanie podróży służbowej.

Kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. 

Jedynym ograniczeniem tej definicji jest negatywny katalog kosztów, który często w pewnym stopniu ogranicza możliwość rozliczenia danego wydatku w kosztach firmy. I tak jest właśnie z wartością diety.

Przedsiębiorca jak pracownik

Nie uznaje się za koszt uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Inaczej, wartość diet przedsiębiorcy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów z tytułu podróży służbowej do wysokości diet przysługującej pracownikom. Powyższe potwierdza Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 24.12.2013 r. o sygn. ILPB1/415-1228/13-2/AA wskazując, że osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo obniżyć podstawę do opodatkowania o wartość diet związanych z własnymi podróżami służbowymi oraz osób współpracujących do wysokości nieprzekraczającej wysokości diet określonych w innych przepisach.

Rozliczenie wyjazdu w limicie

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, do którego odwołują się przepisy ustawy o PIT, stawka diety na dobę w przypadku podróży krajowej wynosi aktualnie 30 zł, a w przypadku podróży trwającej od 8 do 12 godzin jej połowę, tj. 15 zł. A zatem wartości ponad kwotę 30 zł lub 15 zł przedsiębiorca nie będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Ważny cel podróży

Aby poprawnie rozliczyć wydatki z wyjazdu, warto zastanowić się także, czy dany wyjazd miał rzeczywiście charakter biznesowy. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 16.10.2013 r. o sygn. PTPB1/415-490/13-2/AG podkreśla, że zasadniczą przesłanką decydującą o kwalifikacji danego wyjazdu jako podróży służbowej jest jej związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Za podróż służbową, której diety będzie można zaliczyć do kosztów firmy, należy uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą poza siedzibą firmy, zarówno w kraju, jak i poza jego granicami.

Katarzyna Miazek, Tax Care

Dominik Mędrzycki,  księgowy Tax Care