Problemy z płynnością mogą pogrzebać firmę

Osiąganie przez firmę zysków nie jest żadną gwarancją ciągłości jej działania. Dużo większe znaczenie od wyniku księgowego mają bowiem przepływy pieniężne.

Płynność przedsiębiorstwa to innymi słowy jego zdolność do terminowego regulowania zobowiązań, czyli opłacania faktur, składek ubezpieczeniowych, wynagrodzeń, podatków czy rat kredytów. Zachowanie płynności jest niezbędnym warunkiem istnienia firmy, ważniejszym nawet niż osiąganie zysków – przedsiębiorstwo może funkcjonować nawet jeśli przynosi straty, jeżeli natomiast utraci płynność, dość szybko staje w obliczu bankructwa. Zasada ta ma szczególne zastosowanie w małych firmach, które często nie są zainteresowane wykazywaniem zysku. Jednocześnie małe firmy są najbardziej narażone na utratę płynności z powodu nieterminowego opłacania należności przez kontrahentów, a także braku narządzi pozwalających monitorować przepływy pieniężne. Problem jest tym większy, że uzyskanie finansowania zewnętrznego w okresie, w którym przewidywane wydatki przewyższają przewidywane wpływy, może być zadaniem trudnym z powodu braku zdolności kredytowej.  Dlatego Tax Care rozpoczyna cykl o zarządzaniu płynnością finansową w małych firmach, wskazując w nim, w jaki sposób najmniejsi przedsiębiorcy mogą skutecznie zarządzać przepływami gotówki.

Zrób proste zestawienie

Pierwszym krokiem na drodze do zbudowania dodatniego cash flow może być zebranie i uporządkowanie wszystkich pozycji, które składają się na przepływy pieniężne danego miesiąca, a więc wpływów i wypływów z tytułu wystawionych i zaksięgowanych faktur, płatności wynagrodzeń, podatków i składek ZUS. Pokazują one ile gotówki wpływa do firmowej kasy każdego dnia i czy kwota ta jest wystarczająca na pokrycie wszystkich płatności. Sumaryczny wynik takiego zestawienia warto odnieść do wyniku księgowego uzyskanego w tym samym miesiącu.

Aby pokazać, jak może to wyglądać w praktyce, posłużmy się przykładem kawiarni, która działa na rynku od niespełna roku. Kawiarnia ponosi koszty związane z wynajmem i eksploatacją lokalu oraz zakupem produktów i obsługą biura. Faktury z tego tytułu mają odroczone terminy płatności. Do wydatków opłacanych w gotówce należą z kolei zakupy produktów i towarów, paliwa do samochodu oraz artykułów biurowych. Kawiarnia zatrudnia pracowników i raz w miesiącu wykonuje płatności z tym związane. Jest płatnikiem VAT, z którego rozlicza się kwartalnie. Z taką częstotliwością rozlicza się też z podatku PIT. Przychody kawiarni realizowane są w większości gotówce (dla uproszczenia pomińmy transakcje dokonywane kartami płatniczymi). Wyjątkiem jest rozliczenie z sąsiadującą firmą szkoleniową, która w kawiarni ma organizować swoje spotkania – na rzecz tej firmy wystawiana jest raz w miesiącu faktura zbiorcza. Kawiarnia i firma szkoleniowa właśnie nawiązały współpracę.

Pogrupuj wydatki i przychody

Prześledźmy teraz na przykładzie, jak mogą kształtować się przepływy pieniężne w takim biznesie w dwóch następujących po sobie miesiącach, marcu i kwietniu. Dla uproszczenia wydatki i przychody zostały pogrupowane. 

Marzec na plusie

W marcu przepływy pieniężne kawiarni były dodatnie i wyniosły 693 zł (różnica między wpływami i wypływami). Cash flow firmy był jednak znacznie niższy od wyniku księgowego za marzec, który wyniósł 4 134 zł. Było to spowodowane w głównej mierze przesunięciem na kwiecień płatności za fakturę na rzecz firmy szkoleniowej, która została zaksięgowana w marcu.

Z zupełnie inną sytuacją mieliśmy do czynienia w kwietniu: pomimo wypracowania ponownie dodatniego i wyższego niż miesiąc wcześniej wyniku księgowego (4 915 zł), firma miała ujemny cash flow (różnica między wpływami i wypływami wyniosła minus 489 zł.). Sytuacja ta wystąpiła pomimo wpływu płatności za wystawioną w marcu fakturę na rzecz firmy szkoleniowej. Ujemny cash flow spowodowany był przede wszystkim kwartalnym rozliczeniem VAT i koniecznością zapłaty zaliczki na podatek dochodowy.

Potrzebny zastrzyk gotówki

W rzeczywistości jednak potrzeby gotówkowe kawiarni w kwietniu były dużo większe niż brakująca kwota 489 zł. Gdybyśmy bowiem prześledzili wszystkie wpływy i wypływy w rozkładzie dziennym, to okazałoby się, że już 10 kwietnia w firmie wystąpił niedobór gotówki na kwotę prawie 11 tys. zł, (rozumiany jako nadwyżka wydatków nad skumulowanymi wpływami z tego miesiąca) – głównie na pokrycie opłat związanych z najmem i eksploatacją lokalu. Brakującą kwotę firma mogła pokryć ze środków zgormadzonych na koncie w poprzednich okresach. Jeśli jednak nie miała gotówki na koncie, aby zrealizować wszystkie płatności, musiała posiłkować się finansowaniem zewnętrznym, np. kredytem obrotowym.

Co ciekawe, z podobną sytuacją mieliśmy do czynienia również w marcu, pomimo, że w tym miesiącu wpływy były większe od wypływów. Kumulacja w pierwszej dekadzie miesiąca opłat zwianych z najmem i eksploatacją lokalu, spowodowała, że firma potrzebowała prawie 15 tys. zł, których nie była w stanie pokryć z wpływów z bieżącego miesiąca i musiała jakoś rozwiązać ten problem.

Przedstawione przykłady pokazują, jak wielkie znaczenie w firmie ma zarządzanie gotówką, czy mówiąc szerzej – zarządzanie kapitałem obrotowym. Pokazują one również, jak łatwo i to pomimo generowania stabilnych przychodów, firma może utracić płynności finansową. Pokazują one wreszcie, jak ważne znaczenie ma dzienny monitoring wpływów i wypływów i jak bardzo czasochłonne jest to zadanie. Warto przy tym podkreślić, że w praktyce zarządzanie płynnością może być znacznie trudniejsze. W założonych przykładach przyjęliśmy bowiem, że faktury, choć z odroczonym terminem płatności, regulowane są w terminie. W kolejnym odcinku pokażemy, jak sytuacja może wyglądać, gdy terminy płatności nie są dotrzymywane.

Katarzyna Siwek, Tax Care

Adam Zagała, Inkubator Przedsiębiorczości Idea Banku