Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu na potrzeby pracodawcy nie zawsze będzie zwolniony z PIT

Kwoty wypłacane pracownikom w związku z używaniem przez nich prywatnych samochodów stanowią przychód ze stosunku pracy. O ile nie ma wątpliwości co do możliwości skorzystania ze zwolnienia w przypadku niektórych grup zawodowych jak np. leśników, to sprawa nie jest już tak prosta, gdy samochód jest wykorzystywany przez innych pracowników na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, a także motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, może być dokonany na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych.  Zwrot kosztów następuje w 2 formach ryczałtu pieniężnego albo tzw. kilometrówki.

Powszechność opodatkowania
Podatek dochodowy jest w Polsce powszechny, co oznacza, że od wszystkich uzyskanych przychodów należy odprowadzić do urzędu skarbowego stosowną wartość podatku. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym pod osób fizycznych, ekwiwalenty  wypłacone za używanie prywatnego samochodu jako narzędzia pracy do czynności służbowych, stanowią przychód ze stosunku pracy.

Przy jazdach lokalnych jest zwolnienie
Ustawa zwalnia jednak z opodatkowania zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, wykorzystywanych dla potrzeb pracodawcy. Zwolnienie to jest jednak ograniczone do jazd lokalnych. Dodatkowo obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów musi wynikać wprost z przepisów innych ustaw.

Zwolnienie można więc zastosować w przypadku wypłat dokonywanych :
1) strażnikom leśnym – możliwość przyznania zwrotu kosztów przewidują przepisy ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (art. 46a ustawy);
2) listonoszom – mogą otrzymać zwrot kosztów zgodnie z ustawą z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” przyznaje prawo do zwrotu kosztów związanych z używaniem prywatnych pojazdów (art. 19 ustawy);
3) pracownikom socjalnym – przysługuje im zwrot na podstawie ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (art. 121 ust. 3c).
Inni pracownicy mogą mieć problem

Wątpliwości powstają w przypadku zwrotu kosztów pracownikom na podstawie umów cywilnoprawnych. Taka możliwość została przewidziana co prawda w ustawie (art. 34a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym), jednak zwrot nie wynika wprost z przepisów ustawy lecz zawartej umowy i rozporządzenia ministra, które określa wysokość możliwego ryczałtu , tj. rozporządzenia ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (możliwe też jest określenie wysokości zwrotu na podstawie kilometrówki, co wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu).

W tej kwestii można jednak spotkać różne zdania. Komentatorzy wskazują, że „co  prawda, zasady zwrotu sprecyzowane są w umowie, lecz generalnie sam zwrot staje się możliwy na podstawie przepisów ustawy. Ustawa, wprowadzając możliwość zawarcia stosownej umowy w tej sprawie, wprowadza tym samym możliwość dokonywania zwrotu kosztów. Sytuacja taka jest objęta zakresem przedmiotowym zwolnienia. Prowadzi to do wniosku, że także ryczałty w jazdach lokalnych, wypłacane pracownikom na podstawie umowy zawartej zgodnie z art. 34a ustawy o transporcie drogowym, korzystać będą ze zwolnienia podatkowego. Istotne jest natomiast to, aby samochód użytkowany na potrzeby pracodawcy stanowił własność pracownika.” (zob. Adam Bartosiewicz, Ryszard Kubacki, PIT. Komentarz, wyd. II, Warszawa 2010 r.).

Do tego poglądu warto jednak podejść ostrożnie i rozważyć wystąpienie z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej, gdyż można spotkać stanowiska organów podatkowych, które odmawiają prawa do skorzystania ze zwolnienia poza wymienionymi wyżej uprawnieniami do zwrotu wynikającymi wprost ze wskazanych ustaw (np. interpretacja indywidulana Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 16 lutego 2011r., ITPB2/415-1056/10/IL.

Jeszcze inaczej wygląda sytuacja związana z wyjazdami służbowymi . „(…) jeżeli pracownik wykonuje czynności na podstawie polecenia wyjazdu służbowego i wyjazdy te są podróżą służbową w rozumieniu powołanego art. 775 Kodeksu pracy, tzn. odbywane są w celu wykonania zadania służbowego poza miejscowością, gdzie znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, to zostaną zachowane przesłanki do spełnienia warunków do zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przy czym, ze zwolnienia korzysta ta część zwróconych kosztów, która nie przekracza wysokości limitu określonego  rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Pracownik tytułem zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych może otrzymać kwotę odpowiadającą faktycznie poniesionym wydatkom. Jednak kwota wypłacona ponad limity wyżej określone stanowić będzie dla pracownika przychód, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

(…) zwrot kosztów przejazdów prywatnym samochodem w związku z wyjazdami służbowymi odbywanymi poza miejscem, w którym znajduje się siedziba pracodawcy jak i zwrot innych wydatków (właściwie udokumentowanych) – opłata za parking, opłata za przejazd autostradą - jest przychodem pracownika w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który będzie zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pod warunkiem, że powyższe wyjazdy pracownika poza siedzibę firmy będą podróżą służbową, w rozumieniu powołanego art. 775 Kodeksu pracy.” – interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29.12.2010 r., nr. IPPB4/415-770/10-5/JS).

Elżbieta Węcławik, Tax Care
Adam Bujalski, księgowa Tax Care