Trzy sposoby rozliczenia zakupu licencji w kosztach podatkowych

Wydatki związane z zakupem licencji, pozwalającej np. na wykorzystywanie specjalistycznego oprogramowania komputerowego, z zasady stanowią koszt uzyskania przychodu. Warto jednak pamiętać,  że sposób ujęcia poniesionego wydatku w kosztach podatkowy zależy zarówno od jego wartości, jak i długości przewidywanego okresu, w którym nabyty program będzie użytkowany w ramach działalności gospodarczej.

Prowadzenie działalności gospodarczej niejednokrotnie wymaga zakupu licencji np. specjalistycznego oprogramowania komputerowego.  Choć wydatki, poniesione w związku z jej zakupem, z zasady zaliczane są do kosztów uzyskania przychodu, to jednak nie zawsze można będzie ująć je jednorazowo w kosztach firmy. 

Licencje zaliczane do wartości niematerialnych i prawnych

Nabywając licencję trzeba mieć świadomość, że może ona stanowić wartość niematerialną
i prawną, w przypadku której rozliczenie zakupu w kosztach będzie wymagało rozpisania
w czasie poprzez dokonywane odpisy amortyzacyjne.  Amortyzacji podlegają bowiem m. in. nabyte, nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania licencje o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok. Oznacza to, że gdy przedsiębiorca zamierza wykorzystywać nabytą licencję na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą (albo oddać do używania na podstawie np. umowy licencyjnej (sublicencji)) przez co najmniej rok, to w zasadzie nie może wydatku zaliczyć jednorazowo do kosztów uzyskania przychodu.

Ale można też jednorazowo do kosztów

Możliwość jednorazowego rozliczenia wydatku na nabycie licencji, która ma być wykorzystywana dłużej niż rok (a więc stanowiącej wartość niematerialną i prawna) mają natomiast przedsiębiorcy, którzy nabyli licencje o wartości nieprzekraczającej 3,5 tys. zł. Mogą oni bowiem zdecydować się na jednorazową amortyzację w miesiącu oddania
do używania lub miesiącu następnym. 

Inaczej wygląda sytuacja, gdy przedsiębiorca wie, że z zakupionej licencji będzie korzystał krócej niż rok (czyli nie stanowi ona wartości niematerialnej i prawnej). W takim przypadku może bowiem wydatek zaliczyć jednorazowo do kosztów uzyskania przychodu. Ważne jest jednak, by w takich prognozach się nie pomylić – w przeciwnym razie należy się liczyć z koniecznością dokonania korekty i zapłacenia odsetek.

Elżbieta Węcławik, Tax Care

Iwona Cackowska, księgowa Tax Care