Przygotuj się do inwentaryzacji

Na koniec okresu rozliczeniowego przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą zobowiązany jest do przeprowadzenia inwentaryzacji, w celu dokonania weryfikacji zapisów księgowych, co w rezultacie umożliwi wprowadzenie niezbędnych korekt zapewniających rzetelność prowadzonej ewidencji, a przez to zgodność ze stanem faktycznym. W jaki sposób przygotować się do tej skomplikowanej operacji?

Na koniec okresu rozliczeniowego przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą  zobowiązany jest do przeprowadzenia inwentaryzacji, w celu dokonania weryfikacji zapisów księgowych, co w rezultacie umożliwi wprowadzenie niezbędnych korekt zapewniających rzetelność prowadzonej ewidencji, a przez to zgodność ze stanem faktycznym. W jaki sposób przygotować się do tej skomplikowanej operacji?

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są do przeprowadzenia inwentaryzacji, nazywanej inaczej remanentem, minimum na koniec każdego okresu rozliczeniowego, najczęściej jest to rok podatkowy. Bardzo często nie docenia się wartości prawidłowo przeprowadzonej weryfikacji ewidencji przedsiębiorstwa, co stanowi zasadniczy błąd. Podatnik powinien pamiętać, że ma ona ogromne znaczenie. Wynika to z faktu, ze dzięki prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji możliwe jest wykrycie wszelkich niezgodności, zakłócających faktyczny obraz sytuacji ekonomiczno-finansowej przedsiębiorstwa, a w konsekwencji przeprowadzenie niezbędnych korekt, mających na celu zapewnienie zgodności ze stanem faktycznym.  

Zarządzenie inwentaryzacyjne
Pierwszym krokiem, jaki należy wykonać przygotowując się do przeprowadzenia rzetelnego remanentu jest opracowanie wewnętrznego zarządzenia kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji.  Dokument ten będący niejako aktem wykonawczym do instrukcji inwentaryzacyjnej, określa szczegółowo zasady i techniki przeprowadzania inwentaryzacji przyjęte w danej firmie. Ponadto warto powołać zespół spisowy, komisję nadzorującą prawidłowy przebieg prac weryfikacyjnych. Nie bez znaczenia jest także sprecyzowanie zakres i poszczególne czynności, które należy wykonać podczas przeprowadzania bieżącej inwentaryzacji.

Trzy metody prowadzenia inwentaryzacji
Warto podkreślić, że szczegółowe regulacje dotyczące prawidłowo przeprowadzonego remanentu zostały zawarte w ustawie o rachunkowości, w myśl której istnieją trzy alternatywne metody przeprowadzenia rzetelnej inwentaryzacji, w zależności od celu badania. Podatnik powinien pamiętać, że wraz z opisem każdej metody ustawodawca wymienił składniki majątku przedsiębiorstwa, które mogą być weryfikowane za pomocą każdej z nich.
Pierwszą, a zarazem najprostszą metodą jest spis z natury, polegający na weryfikacji składników stanowiących majątek jednostki gospodarczej, zgodnie z zapisami księgowymi oraz ewidencją majątku przedsiębiorstwa. Największą trudnością związaną z tą metodą remanentu może okazać się konieczność przeszacowania aktywów trwałych, ze względu na utratę wartości.  Szczegółowe instrukcje w takim przypadku zostały określone w przepisach ustawy o rachunkowości.
Kolejnym sposobem prowadzenia remanentu jest potwierdzenie prawidłowości sald, polegające na potwierdzeniu prawidłowości salda, przy pomocy informacji uzyskanych z banków i od kontrahentów, potwierdzających zgodność salda wykazanego w księgach rachunkowych przedsiębiorcy. Warto zauważyć, że metoda ta wydaje się mało skuteczna w odniesieniu do obciążeń  podatkowych wobec fiskusa.
Podatnik powinien pamiętać, że zasadniczo organy skarbowe nie potwierdzą należności podmiotów gospodarczych z tytułów publicznoprawnych. Wynika to z faktu, że  podstawą powstania należności stanowią deklaracje składane przez podmioty i do czasu kontroli podatkowych organy nie mają możliwości weryfikacji tych kwot. W związku z tym, w myśl ustawy o rachunkowości należności, które nie mogą być zinwentaryzowane metodą potwierdzenia sald, zinwentaryzować metodą weryfikacji, to znaczy porównania danych ewidencyjnych z dokumentami źródłowymi.
Ostatnią metodą prowadzenia remanentu jest porównanie stanów księgowych z odpowiednimi dokumentami oraz weryfikacja rzeczywistej wartości poszczególnych składników majątkowych.


Elżbieta Węcławik, Tax Care
Dorota Kępka, księgowa Tax Care