Księgi nierzetelne i wadliwe to problem w firmie

Zawierane transakcje gospodarcze wymagają stosownej dokumentacji. W tym celu prowadzi są księgi podatkowe. Należy jednak uważać na zawarte w nich zapisy. W razie, gdy nie przedstawiają one stanu faktycznego w sposób rzetelny i niewadliwy, grożą sankcje karno-skarbowe. Tylko księgi rzetelne i niewadliwe stanowią dowód w postępowaniu podatkowym.

Zawierane transakcje gospodarcze wymagają stosownej dokumentacji. W tym celu prowadzi są księgi podatkowe. Należy jednak uważać na zawarte w nich zapisy. W razie, gdy nie przedstawiają one stanu faktycznego w sposób rzetelny i niewadliwy, grożą sankcje karno-skarbowe. Tylko księgi rzetelne i niewadliwe stanowią dowód w postępowaniu podatkowym.

Oba pojęcia zostały zdefiniowane w Kodeksie karnym skarbowym. Znaczenie tych pojęć jest zbieżne z definicjami zawartymi w Ordynacji podatkowej (która definiuje księgi rzetelne i prowadzone w sposób niewadliwy).

Księga nierzetelna jest to księga prowadzona niezgodnie ze stanem rzeczywistym.
Księga wadliwa jest to księga prowadzona niezgodnie z przepisem prawa.

Prowadzenie ksiąg podatkowych w sposób nierzetelny to przestępstwo skarbowe
Należy pamiętać, że jako dowody księgowe, księgi podatkowe powinny przedstawiać obraz jednostki gospodarczej absolutnie odpowiadający rzeczywistości. W przypadku, gdy na podstawie stosownych zapisów można wyciągnąć mylne wnioski na temat zaistniałych zdarzeń gospodarczych, pojawia
się ryzyko uznania prowadzonej dokumentacji jako nierzetelnej. Przykładem tego typu rozbieżności może być sytuacja, w której opisywane zdarzenia gospodarcze nie posiadają dowodu potwierdzającego ich zaistnienie, a także zaewidencjonowanie  transakcji opiewających na kwoty inne, niż w rzeczywistości. Nieścisłość polegająca na pomijaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych, jak również ujęciu operacji fikcyjnych, które faktycznie nie miały miejsca,  traktowana jest w myśl prawa jako przestępstwo skarbowe i pociąga za sobą dotkliwe konsekwencje. Jednak w tzw. wypadku mniejszej wagi (np. zapisy dotyczą transakcji o niskich wartości, mogą to być drobne, jednostkowe uchybienia) odpowiemy za wykroczenie skarbowe. W przypadku, gdy przedstawiony stan faktyczny jednak w znacznym stopniu różni się od rzeczywistości, podatnik może zostać obciążony karą grzywny.  nawet do 240 stawek dziennych, co wynika z art. 61 § 1 kodeksu karnego skarbowego. Stawkę dzienną ustala sąd, biorąc pod uwagę warunki osobiste oraz możliwości zarobkowe sprawcy. Nie może być ona jednak większa od czterystukrotności, ani niższa od jednej trzydziestej części minimalnego wynagrodzenia. To jednak nie wszystko, należy podkreślić, że zagadnienie to zostało uregulowane również w ustawie o rachunkowości, w związku z czym podatnik prowadząc dokumentację w sposób nierzetelny, może zostać obciążony kwotą grzywny, jak również karą pozbawienia wolności do 2 lat.

Księgi wadliwe uznawane są jako wykroczenie skarbowe
W przeciwieństwie do opisanej wyżej nierzetelności ksiąg, ich wadliwość wydaje się znacznie łatwiejsza do stwierdzenia. Wynika to z faktu, że tego typu uchybienia wynikają bezpośrednio
z niezastosowania przez podatnika szczegółowych regulacji, dotyczących ewidencji zdarzeń gospodarczych, zawartych w innych, szczegółowych przepisach. Wadliwość ksiąg wynika w głównej mierze z zawartych w dokumentacji błędów formalnych, takich jak na przykład pomyłka w dacie ujęcia faktury, jak również niechronologiczny zapis. W przeciwieństwie do nierzetelności, wadliwość ksiąg traktowana jest jako wykroczenie skarbowe. W konsekwencji, przedsiębiorca u którego zostało stwierdzone niewłaściwie prowadzenie dokumentacji, może zostać obciążony określaną kwotowo karą grzywny, a sprawa nie musi być skierowana do sądu lecz zakończyć się nałożeniem mandatu przez urząd skarbowy. Kara grzywny może mieć różną wartość, w zależności od  wagi uchybienia, okoliczności jego powstania a nawet okoliczności dotyczących samego sprawcy, w tym jego sytuacji rodzinnej, czy majątkowej. Jednak ze względu na fakt, iż dotyczy wykroczenia skarbowego jest znacznie niższa - w wysokości od jednej dziesiątej do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia.
W 2012 r. najniższa grzywna za wykroczenie skarbowe wyniesie więc 150 zł, a najwyższa 30 tysięcy złotych.

Konsekwencje też w postępowaniu podatkowym
Księgi podatkowe prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów. Oznacza to, że gdy księgi  są prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy organ podatkowy nie uznaje ich za dowód.

Uwaga! Księgi wadliwe zostaną jednak uznane za dowód, jeżeli wady nie mają istotnego znaczenia dla sprawy, na przykład nie mają istotnego wpływu na ustalenie podstawy opodatkowania.

Jeżeli organ podatkowy stwierdzi, że księgi podatkowe są prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy, to w protokole musi określić za jaki okres i w jakiej części  nie uznaje ksiąg za dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów.


Elżbieta Węcławik, Tax Care
Dorota Kępka, księgowa Tax Care