Czy wszystkie koszty nauki i doszkalania pracowników można traktować jako koszt podatkowy?

Pytanie to pada równie często ze strony pracodawców, jak i pracowników. Pracodawca chce wiedzieć jak bardzo będzie mu się „to” opłacać, a pracownik, jak łatwo będzie szefa do „tego” przekonać. Każdemu z nich zależy bowiem na rozwoju umiejętności pracownika przy równoczesnych jak najniższych obciążeniach finansowych.

Pytanie to pada równie często ze strony pracodawców, jak i pracowników. Pracodawca chce wiedzieć jak bardzo będzie mu się „to” opłacać, a pracownik, jak łatwo będzie szefa do „tego” przekonać. Każdemu z nich zależy bowiem na rozwoju umiejętności pracownika przy równoczesnych jak najniższych obciążeniach finansowych. Wprawdzie wszystkie wydatki dotyczące pracowników związane są z prowadzoną przez pracodawcę działalnością, co sugerowałoby, że  powinny one stanowić koszty podatkowe,  jednak w praktyce jedynie część z opłat za szkolenia i kursy można zaliczyć do kosztów działalności.

Zasada jest prosta. Wydatek na doszkalanie pracownika może zostać potraktowany jako koszt jedynie w sytuacji, gdy efekty nabytej wiedzy czy zdobyte umiejętności przełożą się na realny wzrost przychodów firmy lub też na zabezpieczenie ich źródła. Innymi słowy, pracodawca, który płaci za doszkalanie swojej kadry ma możliwość zaliczenia kosztów tej nauki do kosztów działalności, jeśli nabywane przez pracownika umiejętności są niezbędne do wykonywania powierzonych mu zadań. Dla przykładu, pracodawca może opłatę za kurs języka szwedzkiego potraktować jako koszt uzyskania przychodu, gdy np. właśnie podpisał umowę ze szwedzkim kontrahentem, której realizacja wymaga oddelegowania pracownika posiadającego choć podstawową znajomość tego języka.

Problem pojawia się, gdy w grę wchodzą tzw. szkolenia miękkie: np. szkolenie typu „zarządzanie własnymi emocjami” czy „radzenie sobie ze stresem” – trudno bowiem udowodnić i wykazać ich bezpośredni związek z generowanym przez firmę przychodem.

Dlatego też, jak podkreśla Pan Krzysztof Lipiński prezes biura rachunkowego Wl Accountancy, „przed podjęciem decyzji o sfinansowaniu doszkalania dla pracownika, należy się dobrze zastanowić nad powiązaniem danego kosztu z realnymi korzyściami jakie przeszkolony pracownik przyniesie firmie.” Może się również okazać, że umiejętności jakie nabędzie pracownik wpłyną na przychody firmy lub zabezpieczą ich źródło, lecz dopiero w przyszłości. Taki wydatek z powodzeniem również można zaliczyć do kosztów podatkowych. Inna sytuacja ma miejsce, gdy kursy podnoszące kwalifikacje organizowane są ze środków unijnych. W związku z tym, że za dany kurs czy szkolenie płaci Unia, firma nie może pobierać od jego wartości zaliczek na podatek jak od przychodów pracownika. 
  
Reasumując, w każdym przypadku to na finansującym (pracodawcy) dokształcanie spoczywa obowiązek wykazania związku danego kursu czy szkolenia z wykonywanymi przez pracownika obowiązkami. W ten sam sposób należy postępować również w sytuacji, gdy dokształcać będzie się sam przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą samodzielnie.

Podstawą prawną dla opisanego problemu stanowi art.15. ust.1. ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz  odpowiedni przepis ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

NewWeb PR